EN

Ambtelijk secretaris (0,4 FTE)

Ben je opzoek naar gevarieerd werk met de mogelijkheid om je werkweek voor een deel zelf in te delen? Zoek je assertief de samenwerking op en vind je het een leuke uitdaging om veel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden? Én word jij blij van hoger onderwijs en kunsten? Kom dan werken als ambtelijk secretaris voor de examencommissies HKU!


FTE: 0,4
Locatie: Nieuwekade
Salarisindicatie: Є 3.377 - Є 4.910
Sluitingsdatum: 14-09-2025
Hogeschool voor de Kunsten Utrecht (HKU) is met ruim 4.300 studenten de grootste kunsthogeschool in Nederland en daarmee ook één van de grootste op kunst, cultuur, creatieve industrie en kunsteducatie gerichte kennisinstituten van Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen schools.

Alles over deze vacature

  • HKU is met ruim 4000 studenten de grootste hogeschool voor de kunsten in Nederland en één van de grootste op kunst, cultuur en creatieve industrie gerichte opleidingsinstituten in Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen schools. Daarnaast heeft HKU meerdere expertisecentra, lectoraten en ondersteunende diensten. HKU acteert als een platte organisatie die al netwerkend, met kunst en kunstbeoefening als basis, nieuwe verbindingen smeedt met de maatschappij en innovatieve toepassingen ontwikkelt voor maatschappelijke uitdagingen. Het motto van HKU luidt: de kunst van HKU, nieuwe verbindingen, nieuwe toepassingen. HKU wil een inclusieve organisatie zijn, dus het maakt ons niet uit waar je geboren bent, waar je in gelooft of van wie je houdt. We zijn nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie.

    HKU kent acht examencommissies die allen een wettelijke taak hebben om de kwaliteit van het onderwijs te borgen. De examencommissie houdt toezicht op alle aspecten van het onderwijs die van invloed zijn op de kwaliteit van het diploma. De examencommissie vergadert regelmatig en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretarissen zijn onderdeel van de ondersteunende stafdienst Onderwijs- en Studentzaken (OSZ).
  • Als ambtelijk secretaris ondersteun je verschillende examencommissies door het uitvoeren van diverse werkzaamheden met speciale aandacht voor de onafhankelijke rol van de examencommissie binnen HKU. Vanuit de examencommissie ben jij de contactpersoon voor studenten, docenten en managementteams van de opleidingen. Je schakelt tussen de dagelijkse praktijk en de wet- en regelgeving. Hierbij zoek je naar pragmatische oplossingen zonder dat je de beleidsafspraken uit het oog verliest.

    In de rol als ambtelijk secretaris bereid je vergaderingen van examencommissies voor. Hierbij win je relevante informatie voor besluitvorming in en toets je besluiten aan relevante beleidskaders en wettelijke bepalingen, zoals de OER en de WHW. Je houdt besluiten bij in een besluitenlijst, waar nodig verwerk je besluiten in een schriftelijk advies. Je legt de essentie van discussies binnen de vergadering vast in navolgbare aantekeningen. Na de vergadering werk je de besproken punten uit en communiceer je met de betrokkenen over het besluit van de commissie. Andere taken zijn het voorbereiden van het jaarverslag, de zorg voor archivering en kennisborging en het opstellen van de (jaar)agenda in samenwerking met de examencommissies en je collega’s bij OSZ.
    • Je werkt planmatig en nauwkeurig;
    • Je hebt een flexibele en proactieve werkhouding, gericht op samenwerking en met oog voor de student;
    • Je haalt er energie uit om met verschillende mensen samen te werken en te schakelen tussen verschillende taken;
    • Je voelt gemakkelijk aan hoe een organisatie werkt en kunt dit vertalen naar een werkwijze die voor alle partijen werkt;
    • Je beweegt je gemakkelijk en zelfstandig binnen ((voor jou) nieuwe) digitale informatiesystemen;
    • Je vindt het leuk om mee te puzzelen over juridisch en/of menselijk complexe casussen op gebieden als vervanging, Bindend Studie Advies, oneens met beoordeling, fraude, AI-gebruik et cetera.
    Verder:
    • HBO- werk- en/ of denkniveau;
    • Kennis van OSIRIS en de wet- en regelgeving binnen hoger onderwijs is een pré;
    • Goede beheersing van Nederlandse en Engelse taal.
  • Je komt terecht in een veelzijdige onderwijsinstelling met ruim vierduizend kunstenaars in opleiding en heel veel inspirerende verhalen. Je werkt samen met ambitieuze docenten, ondersteunende medewerkers, directeuren die zich dagelijks inspannen om onze studenten een goede toekomst te kunnen bieden.

    Voor deze functie bieden we je een salaris conform de cao-hbo én aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden.
    Het bruto maandsalaris bedraagt – afhankelijk van opleiding en ervaring – bij een fulltime dienstverband minimaal €3.377 en maximaal €4.910 (schaal 9 CAO HBO), exclusief 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering (8,3%). Wij bieden een dienstverband voor 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging.
  • Voor vragen ben je van harte welkom bij Annemarie de Boer – Huijink hoofd studievoortgang, via annemarie.huijink@hku.nl.
    Solliciteer zo snel mogelijk! Bij geschiktheid zullen we proberen meteen een gesprek in te plannen om kennis te maken. Solliciteren kan tot uiterlijk 14 september. Tussen 14 juli en 10 augustus zijn wij gesloten. Op sollicitaties die in deze periode binnekomen zullen wij daarna zo snel mogelijk reageren.

    Een motivatiebrief is niet nodig. Wel ontvangen we graag jouw cv én antwoorden op de volgende vragen, zodat wij een goed beeld krijgen van wat jij meebrengt:
    • Wat spreekt jou het meest aan in deze functie? En waarom?
    • Welke relevante (werk)ervaring neem je mee als je bij ons komt werken?
    • Wat heb jij nodig om goed te kunnen werken? Wat geeft jou energie?