Manage­ment­assistent Utrechts Con­ser­va­to­rium (0,6 fte)

Gaat jouw hart sneller kloppen van onderwijs en muziek? Ondersteun je graag management, zodat alles tot in de puntjes geregeld is? Dan zoeken wij jou!
Manage­ment­assistent Utrechts Con­ser­va­to­rium (0,6 fte)

Waar ga je werken?

HKU is met ruim 4000 studenten de grootste hogeschool voor de kunsten in Nederland en één van de grootste op kunst, cultuur en creatieve industrie gerichte opleidingsinstituten in Europa. HKU kent een breed aanbod aan opleidingen verdeeld over negen schools.

HKU bestaat omdat het maken van kunst nieuwe perspectieven biedt, inspireert tot prikkelende interacties, en daarmee vorm en betekenis geeft aan de samenleving en de uitdagingen waar zij voor staat. Wij staan als HKU midden in die samenleving en zijn zo divers en inclusief mogelijk. Ons succes staat of valt met de kwaliteit van onze mensen en de ideeën die zij hebben. Daarom zijn we nieuwsgierig naar jouw talent en hoe jij het verschil maakt voor onze organisatie.

Het Utrechts Conservatorium verzorgt bachelor- en masteropleidingen op het gebied van muziek. Deze opleidingen zijn onderverdeeld in diverse afstudeerrichtingen voor klassieke muziek, historische uitvoeringspraktijk, jazz en pop, musician 3.0 en docent muziek. Daarnaast organiseert HKU Utrechts Conservatorium veel projecten en concerten. Zo levert het ook een bijdrage aan het culturele leven van Utrecht.

De Managamentassistent die we zoeken maakt deel uit van het Managementbureau van het Utrechts Conservatorium en werkt nauw samen met de directeur en studieleiders. Je voert als managementassistent alle voorkomende secretariële en (financieel)administratieve werkzaamheden uit zoals agendabeheer, mailafhandeling, notuleren. Je ondersteunt de directeur en zijn/ haar docententeam van het Conservatorium op deze gebieden. Je draagt bij aan een goede interne informatievoorziening binnen het Conservatorium en ondersteunt bij het organiseren van bijeenkomsten, zowel intern als extern. Ook ondersteun je een beperkt deel van het proces van facturen en declareren. De voertaal is Nederlands maar voor het Conservatorium is het beheersen van de Engelse taal ook een pré, dus is het belangrijk dat je beide talen goed beheerst, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat ga je doen?

  • Je ondersteunt de directeur bij de dagelijks bureauwerkzaamheden;
  • Je zorgt daarbij o.a. voor de planning van alle overleggen, digitaal klaarzetten van stukken, verslagleggen, signaleren van acties, en andere beleidsondersteunende zaken;
  • Je structureert de informatievoorziening;
  • Je beheert de agenda’s van de directeur;
  • Je plant bijeenkomsten met groepen studenten en of docenten en zorgt voor verslaglegging;
  • Je draagt zorg voor praktische HR-ondersteuning o.a. op het gebied van verjaardagen, jubilea, ziekte, maar ook t.a.v. het plannen van en toezien op verslaglegging van Functioneringsgesprekken.

Wat vragen wij?

  • HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring in managementondersteuning
  • Goede computervaardigheden (we werken met Apple computers)
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse én Engelse taal
  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Sterk in organiseren en overzicht houden
  • Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken
  • Een flexibele basishouding
  • Affiniteit met kunstonderwijs en daarbij behorende creativiteit

Persoonlijke kenmerken

  • Sociaal vaardig
  • Aanpassingsvermogen
  • Proactief
  • Doorzettingsvermogen
  • Service- en oplossingsgericht
  • Nauwkeurig
  • Stressbestendigheid
  • Humor

Wat bieden wij?

  • Het bruto maandsalaris is afhankelijk van ervaring en bedraagt € 2.757,-- tot € 3.692,--in schaal 8 bij een volledig dienstverband conform CAO HBO excl. 8% vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering. De omvang van de functie is 24 uur per week.
  • Het betreft een dienstverband voor 0,6 fte in eerste instantie voor de duur van 1 jaar, (in verband met ziektevervanging) Interne kandidaten behouden hun arbeidsvoorwaarden.
  • Wil je meer informatie en/of solliciteren?
  • Voor vragen ben je van harte welkom bij Jos Schillings, directeur Utrechts Conservatorium.
  • Upload je cv en motivatiebrief via de sollicitatiebutton. Een korte pitch (video opname max. drie minuten, 25MB) is ook welkom.
  • De gesprekken vinden naar verwachting plaats in de eerste weken van februari.
Solliciteer nu!

Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern opengesteld. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.
In onze selectieprocedure zijn wij ons bewust van de verrijkende waarde van diversiteit voor onze organisatie.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.